BJM.web.id – Cara menagih hutang ke customer yang membandel memang bukan hal yang mudah dilakukan. Bahkan tidak sedikit customer yang justru tersinggung saat ditagih hutang oleh kolektor. Namun jangan khawatir, sebagai kolektor kamu harus bisa memakai trik berikut saat menagih hutang kepada customer.
Cara Menagih Hutang ke Customer dengan Tepat Agar Cepat Dilunasi
Bagi kamu yang berprofesi sebagai kolektor atau penagih hutang perusahaan kepada customer, ada beberapa trik cara menagih hutang ke customer berikut :
1. Tanyakan Kabar Customer Terlebih Dahulu
Sebelum melakukan penagihan hutang, sebaiknya berbasa basi terlebih dahulu menelepon customer dan menanyakan tentang kabar mereka. Jika mereka memiliki bisnis misalnya, tanyakan bisnis mereka terlebih dahulu.
Dengan hal ini, kamu memperlihatkan rasa kepedulian kamu terhadap customer sekaligus dapat mencairkan suasana saat berkomunikasi sebelum menagih hutang.
Namun kamu harus ingat, saat kamu menelepon atau menghubungi customer sebaiknya hubungi di waktu yang tepat. Karena ada beberapa orang yang bekerja pada pagi hari, Sebagian lagi ada yang bekerja siang atau sore hari.
Kamu juga bisa menanyakan kepada pihak debitur, jam berapa debitur bersedia berbicara. Hal tersebut penting supaya kamu bisa lebih menghemat banyak waktu.
2. Tanyakan Invoice Tagihan
Setelah menanyakan kabar mereka, cara menagih hutang ke customer selanjutnya yaitu kamu bisa mulai menanyakan terkait invoice tagihan. Tanyakan, apakah mereka telah menerima tagihan pembayaran angsuran yang dikirimkan, walaupun kamu merasa yakin tagihan tersebut telah dikirimkan kepada customer.
Jika customer menjawab belum, ini artinya kamu bisa memberitahukan melalui telepon sehingga mereka tidak bisa mengelak kembali. Namun sebaiknya, pastikan terlebih dahulu untuk mengecek tagihan yang telah dikirimkan kembali kepada customer.
Hal tersebut bertujuan agar mereka bisa mengecek masa jatuh tempo pembayaran tersebut.
3. Lakukan Perbincangan Santai Tanpa Terkesan Menyudutkan
Jika sudah melakukan kedua hal di atas, lakukan pembicaraan atau perbincangan santai sambil bergurau. Hal ini dikarenakan jika kamu sering melakukan panggilan telepon sambil menyudutkan customer dan berkata tidak ramah, justru customer akan merasa terganggu. Bahkan mereka enggan menanggapi.
Selain itu, sebaiknya jangan menyalahkan customer. Mempunyai tagihan yang masih belum dibayar justru membuat mereka stress. Jadi biasanya hanya dengan menyalahkan debitur, bahkan menganggap mereka sudah gagal, tidak akan pernah membantu.
Cara menagih pembayaran ke customer dengan cara yang salah justru bisa membuat mereka malas untuk membayar hutang. Jadi, pastikan supaya customer tetap merasa nyaman saat berkomunikasi, meskipun kamu menghubunginya untuk menagih hutang.
Kamu harus berbicara dengan tenang sambil mencari tahu alasan debitur belum melakukan pembayaran tagihan. Selanjutnya, kamu bisa mencoba mencari solusi atas permasalahan tersebut.
4. Memberitahukan Tanggal Jatuh Tempo
Kamu bisa mengingatkan dan menjelaskan kembali tentang tanggal jatuh tempo pembayaran hutang customer. Walaupun sebagian besar dari customer mengingat tanggal jatuh tempo, namun terkadang ada beberapa yang sampai benar-benar lupa karena rutinitas atau kesibukan.
Untuk melakukannya tetap menggunakan bahasa yang ramah dan sopan. Jika kamu melakaukannya, mereka tidak akan merasa terganggu.
5. Bersikap Tegas Tentang Pelunasan Tagihan
Jika kamu sudah melakukan beberapa cara di atas, tapi ternyata customer tidak juga mengindahkanmu atau terlihat acuh. Kamu harus mengambil langkah tegas tentang pelunasan tagihannya. Tapi ingat, tegas bukan berarti keras, karena kamu tetap harus menjaga nada bicaramu untuk selalu ramah.
Jadi, jangan sampai kehilangan kesabaran sambil membentak-bentak mereka karena tidak juga membayar. Hal tersebut justru bisa membuat hubunganmu bersama customer menjadi tidak baik di masa mendatang.
6. Tetap Bersikap Sopan dan Profesional
Pastikan dari awal sampai menutup pembicaraan, kamu harus selalu memakai bahasa yang sopan. Karena, customer bisa saja merasa terganggu apabila bahasa penagihan yang kamu pakai terdengar tidak sopan dan sarkas. Selain itu, kamu harus fokus dengan lawan bicaramu.
Jika perlu pakai kata ‘terima kasih’ dan ‘tolong’, di awal pembicaraan kamu bisa memperkenalkan dirimu baik-baik. Apabila kamu ingin orang lain menanggapi pembicaraan, maka kamu harus berbicara sopan dan buat mereka nyaman terlebih dahulu.
7. Membuat Catatan atau Rekam Percakapan
Jika kamu ingin merekam pembicaraan atau percakapan, sebaiknya izin kepada pihak debitur atau customer terlebih dahulu. Contohnya, kamu bisa meminta izin mereka untuk melakukan perekaman obrolan yang dilakukan. Hal tersebut penting agar tidak menyinggung perasaan customer, apabila kamu ketahuan harus merekamnya tanpa izin mereka.
Kamu juga bisa memilih opsi lain dengan membuat catatan. Jika kamu menyimpan catatan atas masalah atau perjanjian yang diajukan debitur, maka kamu bisa menghindari kontradiksi atau pengulangan yang sudah kamu katakan sebelumnya.
Sesudah melakukan panggilan telepon, mengirimkan email atau apapun, pastikan untuk merangkum percakapan seperti kapan debitur melakukan pembayaran dan lainnya. Tujuannya supaya tidak ada perselisihan antara kamu dengan pihak debitur.
Jika kamu tetap melakukan cara menagih hutang ke customer sesuai prosedur dengan tepat tanpa harus menyinggung perasaan mereka. Maka hal tersebut bisa tetap menjaga hubunganmu bersama customer di kemudian hari.
